才能解决教学档案收集中的难题

2019-03-31 16:13

(三)特色编研,实现档案资源共享教学档案编研不仅要注重实用性,还要结合学校的特色和发展需要,编写专题性的成果。例如,中国石油大学档案馆结合本校“石油”特色,开展“石油”方面的专题编研,既能留史传文,又能咨政育人服务全校师生和社会。

(三)提升整体素质,优化档案收集体系

(一)收集与征集并重,定期与非定期共存

(三)加强调研,提升服务水平,建设数字化档案馆调研作为档案管理者和工作者外出学习的一种方式,不仅能够学习先进的档案管理理念,把握档案发展的主流方向,丰富自身的档案知识,拓展档案视野,而且能够提升整体服务水平,创新档案管理体系,建设现代化的数字档案馆。

四、结论

(二)建章立制,加强档案法制建设,树立依法治档的权威性

综上所述,在信息化技术日新月异的当今社会,教学档案管理必须与时俱进,创新收集整理方式,拓展编研渠道,科学管理,以实现更好地开发利用的目的。

作者:张爱新 单位:中国石油大学(华东)档案馆

(二)创新选题,创意选材,注重实用教学档案编研选题必须有所创新和突破,才能充分挖掘档案的使用价值,提高档案馆的声誉和档案工作的地位;同时,教学档案的编研又要贴近生活和现实,能够广泛地满足全校师生乃至社会群众利用教学档案的需求,这是教学档案编研的出发点和归宿,也是实现教学档案社会价值的重要途径之一。

档案工作者和兼职档案员是档案工作的基础和核心,他们良好的工作态度和高度的责任心对于教学档案的收集整理和管理起着至关重要的作用。他们凭借丰富的专业知识借助现代化的通讯方式通过电话联络、qq交流、微信等方式同心协力,良好合作,才能解决教学档案收集中的难题,确保完整规范归档。

(二)统筹管理,建立教学档案工作网络教学档案立卷单位众多,建立完善的档案工作网络,档案工作者和兼职档案员才可以随时探讨归档问题,进行良好互动和沟通协调,确保教学档案归档准确率和完整率。

二、与时俱进,拓展编研高校教学

(一)双管齐下,强调纸质与电子同步归档为确保教学档案完整规范归档,强调各个归档单位在移交传统纸质档案的基础上增加电子归档(涉密或不宜电子化的文件除外),既能保护纸质原件,方便开发利用,又能丰富教学档案的馆藏量。

目前高校档案馆定期(学期末或学期初)接收各单位移交档案材料的方式容易造成部分教学档案的流失,很难保证归档的齐全完整。教学档案工作者应该主动征集具有保存价值的珍贵教学文件材料。收集与征集相辅相成,定期与非定期共同作用才能最大限度地保证教学档案的“量足”和“质优”,为开发利用打下良好的基础。

档案收集整理的目的是“藏为用,用促藏”。随着社会的发展和进步,档案工作者不断创新档案思维模式,拓展档案编研渠道,提升整体的服务水平,建设现代化的数字档案馆。

三、科学管理,高效利用

当前《中华人民共和国档案法》是档案工作的根本大法,围绕这一根本大法,各个高校纷纷建章立制,制定了一系列的档案规章制度,例如《档案归档办法》、《档案借阅制度》、《档案管理人员岗位职责》等,逐步完善档案法规建设,督促各单位领导及相关人员努力学习档案法律法规,提高自身的档案意识,主动地依法归档。

一、规范收集,完善体系

(一)挖掘资料,拓展编研,“编”“研”紧密结合高校教学档案编研是对原始教学资料的加工和研究,既要体现“编”又要具有“研”的特点。所谓的“编”是指在原始教学档案的基础上,进行简单的整理汇总或分类统计,而形成的文件汇编、史料汇编等。例如,高校的《xx大学教学大事记》、《教学名人录》等。“研”则是指在充分研究教学档案资料的基础上,进行创新性编写汇总,既遵循原始材料,又有所突破。例如,北京大学编写的《书生本色,学者风范》等;山东大学编写的《山大第一》等。

高校教学档案立档单位众多,形式多样,具有多元性的特点。这一特点决定了教学档案管理的复杂性。因此创建科学系统的教学档案管理系统必不可少。笔者结合多年从事教学档案管理的实践提出几点自己的拙见: